Semplificazioni. Il decreto che vara gli atti online sta per essere pubblicato

Dal notaio «digitale» rogiti con la smart card

Anche per i clienti scatta la firma elettronica

PAGINA A CURA DI Angelo Busani
Rivoluzione negli studi notarili dopo secoli di convivenza con la carta. Per effetto del decreto legislativo approvato dal consiglio dei ministri il 24 giugno scorso (in attesa di pubblicazione in «Gazzetta Ufficiale»), il notaio può trasformarsi in "professionista digitale", con la conseguenza che gli atti notarili potranno essere direttamente originati in formato elettronico e come tali conservati.
Con le nuove norme il notaio potrà:
a) formare gli atti su carta e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale cartaceo, in copia autentica cartacea;
b) formare gli atti su carta e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale cartaceo, in copia autentica elettronica;
c) formare gli atti su supporto digitale e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale informatico, in copia autentica cartacea;
d) formare gli atti su file e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale elettronico, in copia autentica elettronica.
Gli studi notarili - che sono già in fermento per i nuovi obblighi sui rogiti scattati il 1 ° luglio (in sintesi: la corretta intestazione catastale dei fabbricati e il loro corretto accatastamento, si veda Il Sole 24 Ore del 30 giugno) - devono attrezzarsi per il salto al digitale, da cui discenderà una vera e propria rivoluzione del back office. Il repertorio (registro sul quale sono annotati tutti gli atti, con l'assegnazione a ciascuno di un numero progressivo) sarà in formato digitale. Inoltre, gli atti che continueranno a nascere in forma cartacea potranno essere convertiti in file e, nell'allestire la «raccolta», potranno essere affiancati a quelli direttamente rogati in forma elettronica (si veda l'articolo a destra).
Tutto questo sistema - dalla formazione dell'atto alla sua trasmissione e alla sua conservazione - avrà il suo perno sul fatto che il notaio è obbligatoriamente dotato della firma digitale. Cioè di quel tipo di firma elettronica che - basandosi sulle chiavi crittografiche- oggi offre le maggiori garanzie di sicurezza.
Con riguardo alla formazione dell'atto pubblico, la "scena" del rogito subirà una totale rivoluzione rispetto a quella attuale, consistente nella lettura e firma dell'atto cartaceo; d'ora innanzi, infatti, il notaio potrà:
a) leggere l'atto direttamente al computer, e cioè mediante l'uso e il controllo personale degli strumenti informatici;
b) ricevere la sottoscrizione elettronica dei clienti, i quali, arrivati nell' ufficio del notaio con la smart card contenente la propria firma elettronica, apporranno personalmente la sottoscrizione informatica all'atto formato digitalmente;
c) firmare l'atto in presenza delle parti mediante la smart card contenente la sua firma digitale, dopo aver dato atto della validità del certificato di firma utilizzato dai contraenti.
Il supporto cartaceo e quello digitale diverranno pertanto equivalenti: all'atto digitale potranno essere allegati documenti formati digitalmente o documenti formati su carta e poi residigitali; viceversa, all'atto cartaceo potrà essere allegata la stampa del documento formato digitalmente.
La firma dei clienti potrà essere sia una firma digitale "vera e propria" sia una firma elettronica non qualificata. Questo perché anche se la firma elettronica non qualificata è un sistema meno sicuro rispetto alla firma digitale, la garanzia di assoluta veridicità verrà comunque offerta dalla firma digitale del notaio, che egli deve usare obbligatoriamente; e, inoltre, perché in tal modo si incentiverà l'utilizzo delle tecnologie informatiche da parte della generalità dei cittadini.
A questo punto il notaio eseguirà tutti gli adempimenti post stipula (registrazione, trascrizione, registro imprese eccetera) in via totalmente elettronica, come peraltro già oggi accade; e consegnerà ai clienti una copia del rogito o stampandolo su carta oppure consegnando un dischetto o una chiavetta contenente l'atto in formato digitale oppure, ancora, spedendo il file via posta elettronica certificata, di cui ogni notaio già oggi è obbligatoriamente dotato.

L'equilibrio tra velocità e sicurezza

Il governo ha dato attuazione alla legge delega sull'ordinamento del notariato con un decreto legislativo redatto secondo i canoni del codice dell'amministrazione digitale. L'obiettivo è contemperare le esigenze di snellimento del servizio con quelle di sicurezza dell'atto notarile.

FIRMA DIGITALE
Il notaio utilizza la firma digitale (obbligatoria), che diventa l'unico strumento operativo per l'esercizio delle sue funzioni, per la formazione, la trasmissione e la conservazione del documento informatico.

CERTIFICATO QUALIFICATO
Al notaio è rilasciato il «certificato qualificato di firma» che attesta anche l'iscrizione a ruolo. Ciò consente ai terzi di sapere in ogni momento se il notaio è nell'esercizio delle sue funzioni o meno. Naturalmente, le modalità di gestione devono garantire l'immediata sospensione o revoca del certificato quando il notaio è sospeso o cessa dalle funzioni.

EFFICACIA DELL'ATTO
Piena equiparazione dell'atto pubblico e della scrittura privata autenticata con strumenti informatici ai corrispondenti documenti cartacei.

SOTTOSCRIZIONE
A differenza di quanto previsto per il notaio, i soggetti intervenuti nell'atto possono utilizzare anche una firma elettronica non qualificata. Ciò consente di incentivare l'uso delle tecnologie informatiche da parte della generalità dei cittadini.
La minore affidabilità di queste firme è superata dalla funzione del notaio.

DOVE FIRMARE
Il notaio deve apporre la propria firma digitale dopo quella delle parti, dell'interprete e dei testimoni e in loro presenza. L'inosservanza di questo precetto comporta sanzioni disciplinari (sospensione o destituzione in caso di recidiva).

ATTI DIVERSI
È regolata l'allegazione nell'atto pubblico informatico di un documento redatto su supporto diverso: il notaio deve produrne copia certificata conforme su supporto informatico.

COPIE
Per conservare gli atti, il notaio si avvale di una apposita struttura a cura del Consiglio nazionale del notariato che garantisce la massima sicurezza.

RICOSTRUZIONE
Nel caso di perdita di atti, repertori e registri informatici, il notaio deve chiederne la ricostruzione con ricorso al presidente del tribunale competente. Il ricorso non è necessario se è disponibile una «copia di sicurezza» degli atti perduti.

ATTUAZIONE
Il decreto legislativo sull'atto informatico del notaio prevede l'adozione di una serie di regolamenti di attuazione, per disciplinare, tra l'altro:
* le tipologie di firma elettronica utilizzabili;
* le regole per il funzionamento della struttura presso il Cnn;
* le regole per la trasmissione, la conservazione e la consultazione degli atti;
* le regole per il rilascio di copie.

La nuova conservazione

Tutti i documenti in un solo database della categoria

A parte l'attività di stipula, l'altra non meno rilevante funzione del notaio è quella di conservare gli atti, in modo da poterli rintracciare nel tempo e di poterne rilasciare copie. Questa funzione di conservazione è considerata dal nostro ordinamento di così centrale importanza che essa non coinvolge solo il notaio rogante: infatti, quando un notaio cessa la professione, i suoi atti vengono affidati all'archivio notarile distrettuale (in linea di massima esistente in ogni capoluogo di provincia) ove rimangono fino a che non vengono nuovamente e definitivamente riversati all'archivio di Stato.
Inoltre, la funzione di conservazione è finalizzata anche all'ispezione degli atti notarili: a differenza degli altri professionisti, i notai infatti sono soggetti (oltre che a un controllo quadrimestrale delle Entrate per verifìcare la correttezza nella registrazione degli atti) a un controllo biennale a cura dell'archivio notarile di appartenenza ove, atto per atto, viene appunto analizzato l'operato di ogni singolo notaio al fine di verificare il rispetto delle regole che ne disciplinano l'attività e di irrogare le sanzioni che sono applicabili a eventuali irregolarità.
Ebbene, se il documento cartaceo si prestava senza particolari problemi (salvo casi eccezionali) a essere oggetto delle esigenze di conservazione nel tempo e di ispezione, l'atto su file inevitabilmente presenta problematiche nuove, che il decreto legislativo ha inteso risolvere con soluzioni innovative.
Il sistema che è stato organizzato prevede la creazione di una enorme banca dati, gestita dal Consiglio nazionale del notariato e a spese dei notai (quindi, senza costi per la collettività), destinata a ospitare almeno:
a) il repertorio digitale di ogni singolo notaio;
b) gli atti redatti da ogni notaio in forma digitale;
c) la copia digitale degli atti che il notaio formi sul tradizionale supporto cartaceo.
L'istituzione del repertorio digitale determinerà l'obbligatorio abbandono del repertorio cartaceo e la sua esclusiva formazione in ambiente elettronico: invece di imputare i dati nel proprio server, nel prossimo futuro ogni notaio si collegherà con la banca dati centrale e vi digiterà le specifiche richieste per la compilazione elettronica del repertorio. Questo sistema garantirà, ancor più di oggi, la conservazione del repertorio e ne consentirà una altrettanto efficiente e rapida ispezionabilità.
Gli stessi risultati sicuramente deriveranno dall'istituzione della banca dati centrale degli atti notarili. La loro totale digitalizzazione (perché nati in formato elettronico o perché "convertiti") massimizzerà infatti la garanzia della loro conservazione e della loro reperibilità, ne impedirà distruzioni dolose o colpose e ne permetterà pure un'efficiente e rapida ispezione.
Certo, l'organizzazione degli studi notarili dovrà prontamente adeguarsi a questa rivoluzione; e sicuramente non sarà uno sforzo da poco, in quanto le procedure interne attualmente seguite per una"catena di montaggio" che presuppone il documento cartaceo (fase dipreparazione dell'atto, fase di stipula, fase di effettuazione degli adempimenti post stipula, fase di fatturazione, contabilità e rilascio copie) dovranno inevitabilmente essere tarate sulle peculiarità proprie del documento informatico, la cui produzione e la cuigestione di back office non potranno prescindere dal considerare che, tutto quanto avviene oggi, nel chiuso del singolo studio, dovrà fare i conti con il fatto che l'uso della firma digitale e l'esecuzione di adempimenti in banche dati esterne allo studio lasciano un'indelebile traccia esterna allo studio notarile, non solo di natura temporale.

I vantaggi. Le trasferte saranno azzerate

Per superare le distanze basterà una conference call

La possibilità di formare gli atti notarili su supporto informatico apre scenari di tempestività e di efficienza finora sconosciuti, perché impossibili da realizzare a causa degli strumenti tecnici utilizzati, e cioè del documento formato su supporto cartaceo.
E si presenta anche come una modalità che consente notevoli risparmi di tempo e denaro, soprattutto quando in una stipula vengano coinvolti più soggetti, magari distanti tra loro nello spazio.
Si pensi all'ipotesi che Tizio, venditore di Roma, debba firmare un contratto di compravendita con Caio, acquirente di Milano, e con Sempronio, fratello di Caio, residente a Napoli. Fino ad ora, è stato praticamente imprescindibile che i tre si recassero tutti insieme contemporaneamente dal notaio scelto dagli acquirenti per stipulare il contratto; e quindi con relativi costi, fastidi e tempo impiegato.
Per la verità, c'era l'alternativa che Tizio si recasse da un notaio a Roma, il quale gli autenticasse la firma e gli rendesse il documento autenticato; questo documento avrebbe poi dovuto essere spedito a Caio, perché egli a Milano potesse a sua volta farsi autenticare la firma e ritirare il documento; infine, il medesimo documento - corredato, a quel punto, da due autenticazioni - poteva essere spedito a Sempronio perché anch'egli potesse autenticare la sua firma e perché, in tal modo, potesse terminarsi l'iter e potesse aversi il contratto finalmente stipulato.
Non c'è da scendere in particolari spiegazioni per dimostrare come questo sistema facesse acqua da tutte le parti (si pensi solo al profilo dell'individuazione del momento in cui il prezzo avrebbe dovuto essere pagato e delle modalità di effettuazione di questo pagamento) e come esso, seppur teoricamente utilizzabile, non sia stato praticato in passato che in rare occasioni.
Pensiamo invece alla stessa scena di cui sopra e all'utilizzo della strumentazione digitale. Tizio si reca dal notaio a Roma, presso il quale viene preparato e letto il contratto in formato digitale; Tizio firma l'atto con la sua smart card e il notaio gli autentica la sottoscrizione, a sua volta apponendo al documento informatico la propria firma digitale.
A questo punto, il file, corredato delle due firme, viene spedito via posta elettronica certificata, al notaio di Milano ove si trova Caio, il Quale ha assistito alla scena della lettura e della firma romana mediante un sistema di videoconferenza. Ricevuto il file, Caio lo firma a sua volta e il notaio appone la propria autenticazione.
Si tratta ora di chiudere il cerchio con la firma di Sempronio, il quale si trova nello studio del notaio di Napoli e ha visto in diretta quel che è accaduto a Milano, perché si è collegato via Skype.
Ebbene, il file con le quattro firme viene nuovamente spedito per posta elettronica certificata, questa volta dal notaio milanese a quello napoletano; quest'ultimo, unavolta ricevuta la trasmissione del file, chiede a Sempronio di apporre la sua firma elettronica mediante la sua smart card e, a sua volta, firma il file con la sua firma digitale, per certificarne l'autenticità della firma.
Il contratto a quel punto riporta tutte le sottoscrizioni e l'iter della sua formazione si è concluso: il contratto è stipulato.
Nel contempo, i tre notai sono in conference cali: chi assiste il venditore a Roma assicura che l'interessato sta firmando e pertanto gli altri due professionisti, che hanno ricevuto la provvista dei fondi dai propri clienti, dispongono immediatamente un bonifico via home banking a favore del venditore, al fine di pagargli il prezzo da lui pattuito per la compravendita.
In altri termini: niente più necessità di viaggi e di perdite di tempo e conclusione in pochi minuti di una vicenda contrattuale che, con l'utilizzo dei documenti cartacei, sarebbe durata giorni e giorni, con notevoli insicurezze e complessità, spesso non sormontabili.